自治会が開催する総会等について（新型コロナウイルス感染拡大への対応）
新型コロナウイルス感染拡大防止のため，多くの方が集まらずに自治会総会等を行う方法として，「委任状の活用」や「書面表決」により議決する方法があります。
あくまで一例ですので，各自治会の状況に応じた方法をご検討ください。
なお，次のいずれの場合でも役員等参加者の人数を最小限にとどめることや，定期的に部屋の換気を行うなど感染拡大防止へのご配慮をお願いいたします。
※ 委任状の活用や書面表決は，原則として自治会の会則や規約等の中で定めが必要となります。
緊急事態の下で，現在の会則等に定めがない場合は，役員会で総会の開催方法を決定することが望ま しいです。
■委任状の活用
自治会員から委任状の提出を受け，役員等のみの少数で開催する方法です。
・委任状（例）（Word）（PDF）
■書面表決
自治会員が総会に出席せずに書面で議決を行う方法です。
（例）１ 総会書面表決のお知らせ」，「総会資料（議案）」，「書面表決書」を自治会の会員に配布 する。
２ 会員から「書面表決書」を提出してもらう。
３ 「書面表決書」を役員等で集計する。
４ 総会議事録（会員の表決内容及び意見の記録）を作成する。
５ 結果を回覧等で会員にお知らせする。
・総会書面表決のお知らせ（例）（Word）（PDF）
・書面表決書【自治会用】（例）（Word）（PDF）
・書面表決書【認可地縁団体用】（例）（Word）（PDF）
・結果報告書（例）(Word)（PDF）
■認可地縁団体
認可地縁団体（法人格のある自治会）につきましては，地方自治法の規定により，年に一度，総会の開催が必要となりますが，上記の方法などをご検討いただき，会員の方の安全を配慮した上で，ご判断をお願いします。
なお，認可地縁団体については，規約（会則）等に別段の定めがない場合でも，地方自治法の規定により書面表決を行うことができます。